Automatyzacje
OCR
Zasada działania OCR
OCR (Optyczne rozpoznawanie znaków)
Technologia OCR służąca do odczytu danych z obrazu faktury nieustrukturyzowanej może zostać uruchomiona po wybraniu checkboxa Odczyt OCR dostępny.
Dostępna jest w edycji dokumentu pod przyciskiem Akcje w postaci opcji Pobierz dane:
Jak wykorzystać funkcję OCR w edycji dokumentu?
Jeśli dokument jest OCRowany – istnieje możliwość uzupełniania pól poprzez zaznaczanie interesujących nas danych. Wykorzystanie OCR skraca czas opisywania dokumentu oraz minimalizuje popełnienie błędu przy przepisywaniu. Aby uzupełnić pola formularza danymi z obrazu dokumentu, należy:
zaznaczyć dane na dokumencie i kliknąć prawy przycisk mysz,
otworzy się wówczas menu kontekstowe, z którego należy wybrać nazwę pola (Kontrahent, Numer dokumentu, Numer konta bankowego, Waluta, Opis, Netto, Brutto, Data sprzedaży, Data faktury, Termin płatności), które ma być uzupełnione zaznaczonymi danymi.
pole zostanie automatycznie wypełnione danymi z dokumentu.
Opcja „Kopiuj” znajdująca się na liście służy do skopiowania zaznaczonych danych i np. wklejenia w wybranym polu.
Drugą możliwością skorzystania z funkcji OCR jest wybór w przycisku Akcji opcji „Pobierz dane”. Po kliknięciu powinny zostać uzupełnione następujące pola w formularzu dokumentu: Spółka, Kontrahent, Numer dokumentu, Numer konta bankowego, Waluta, Netto, Brutto, Data sprzedaży, Data faktury, Termin płatności.
W przypadku problemu z odczytem danych z faktury użytkownik może otrzymać następujące komunikaty:
Jeśli zaś zostanie na obrazie odnaleziony NIP czy numer konta, ale system nie będzie mógł go przypisać do żadnego z rekordów dodanych w module CRM, pojawią się następujące informacje:
Biała lista
Weryfikacja kontrahenta na białej liście
Biała lista – wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.
System weryfikuje białą listę VAT w dwóch momentach:
- podczas pobierania faktury z KSeF lub po ręcznym dodaniu dokumentu i uruchomieniu OCR,
- podczas generowania pliku przelewów.
Dzięki temu weryfikacja odbywa się zarówno na etapie rejestracji dokumentu, jak i realizacji płatności.
Po uzupełnieniu w formularzu nazwy kontrahenta, a następnie numeru konta wyświetli się ikonka (kontrahent znajduje się na białej liście) bądź
(brak kontrahenta na białej liście).
Kliknięcie ikony ukaże wynik oraz datę sprawdzenia kontrahenta: