1. Dodawanie workflowów

• Dokumenty,
• Zamówienia,
• Budżety,
• Delegacje,
• Projekty.

Aby utworzyć nowy workflow należy:

• Przejść do konfiguratora wybranego modułu.
• Wybrać interesujący nas typ formularza.
• Otworzyć zakładkę Workflowy.
• Kliknąć przycisk Nowy workflow.
  
  
  
• Uzupełnić nazwę i kliknąć Zapisz i zamknij.
  
• Następnie dodać nową wersję workflow.

• Uzupełnić wymagane pole Status. Wybór pozostałych opcji jest domyślny.
  
  

o Status – status, który zezwala na rozpoczęcie procesu.
oRole – tylko użytkownicy posiadający określone role zostaną uprawnieni do uruchomienia workflow. W przypadku pozostawienia pustego pola, wszyscy użytkownicy, niezależnie od swojej roli, będą mogli rozpocząć proces.
oSpółki – jedynie wybór konkretnej spółki z listy przypisanych w konfiguracji spółek umożliwi uruchomienie workflow. W sytuacji, gdy pole pozostanie puste, możliwe będzie uruchomienie workflow dla dowolnie wybranej spółki lub bez wybranej spółki.
oJednostka organizacyjna – tylko wybór konkretnej jednostki organizacyjnej z listy przypisanych jednostek w konfiguracji umożliwi uruchomienie workflow. Na obiekcie można uruchomić tylko workflowy, w których występuje jednostka organizacyjna przypisana do obiektu lub te, które nie mają przypisanej żadnej jednostki organizacyjnej.

• Wybrać przycisk Edytuj a nastąpi przeniesienie do widoku projektowania diagramu.
  
  

2. Elementy Workflow designera

Workflow designer zawiera interaktywną metodę obsługi interfejsu użytkownika. Elementy diagramu działają na zasadzie drag and drop - przeciągnij i upuść.

Kto może w danym kroku podjąć decyzję?
W zależności od konfiguracji konkretnego kroku możliwość podejmowania decyzji może być dostępna dla zbioru zawierającego:

• Wybranych użytkowników,
• Osoby przypisane do określonej roli,
• Użytkownika, który rozpoczął proces,
• Użytkowników, którzy podejmą najbliższą bądź podjęli poprzednią decyzję,
• Przełożonego: właściciela dokumentu (moduły: Dokumenty i Zamówienia), użytkowników, którzy podejmą najbliższą bądź podjęli poprzednią decyzję,
• Użytkowników powiązanych z wybranymi polami w formularzu modułu:
  
  o Kancelaria – Właściciel dokumentu, Prowadzący oraz Sponsorzy przypisanego do dokumentu projektu, Właściciel Mpk wybranego w formularzu rozpisania.
  
  W Panelu administracyjnym, w Konfiguracji księgowej istnieje możliwość wybrania właściciela mpk. W tym celu należy dodać nowy rekord, poprzez kliknięcie przycisku Nowe mpk bądź zmodyfikować istniejący obiekt poprzez wybranie nazwy mpk.
  
  

W oknie modalnym, po prawiej stronie formularza, w polu Właściciele można przypisać określone osoby.

o Zamówienia – Właściciel dokumentu powiązanego z zamówieniem, Prowadzący projekt, który został wybrany w formularzu zamówienia,

o Projekty – Prowadzący projekt oraz jego Sponsorzy,

o Budżety – Prowadzący budżet.

Jedną z dodatkowych funkcjonalności jest możliwość wyboru konkretnych osób przez podejmującego ostatnią decyzję.
Należy w prawym górnym rogu, w widoku edycji rekordu kliknąć przycisk Wybierz użytkowników.

Otworzy się okno modalne, w którym należy dokonać wyboru użytkowników, a następnie zapisać.



Które parametry mogą zostać wykorzystane do zdefiniowana warunku procesu?
W module Dokumenty:


W module Zamówienia:


W module Delegacje:


W module Projekty:

W module Budżety:

Które niestandardowe pola (nie dotyczy modułu Budżety) również mogą być zawarte w warunku?

• Pole numeryczne,
• Pole wyboru,
• Selektor daty,
• Lista rozwijana.

Po uzupełnieniu wszystkich elementów oraz dodaniu powiązań między nimi należy zapisać wprowadzone zmiany!

3. Aktywacja wersji workflow

Po zaprojektowaniu i zapisie diagramu należy kliknąć ikonę

w kolumnie Aktywna wersja, a następnie potwierdzić:

Została uzupełniona data aktywacji wersji workflow. Pojawił się przycisk Podgląd, po kliknięciu którego następuje przeniesienie do widoku zaprojektowanego diagramu.

Przy próbie aktywacji kolejnej wersji pojawi się komunikat:

Dezaktywacja wersji workflow przebiega analogicznie jak aktywacja – należy kliknąć ikonkę, a następnie dokonać potwierdzenia.

4. Statusy

Statusy odzwierciedlają aktualny stan i definiują ścieżkę procesu, a ich zmiana jest kluczowym elementem workflow.

Konfiguracja przejść odbywa się poprzez wybranie Kolejnych statusów dla określonego statusu. Wskazuje, z jakiego statusu można przejść do jakiego (np. z Nowy tylko do W trakcie czy Odrzucony).